In »Korrekturen nach Vorlage ausführen, Teil 1« hatte ich beschrieben, wie Korrekturen auf Papier oder einem eingescannten Korrekturabzug in Acrobat effektiv ausgeführt werden können und im PDF nicht auf das ausgesprochen hilfreiche Abhaken von Korrekturstellen verzichtet werden muss.

Wie funktioniert das nun mit einem PDF, in dem die Korrekturen mit den Korrektur-Tools (Kommentarwerkzeugen) von Acrobat eingebracht wurden? (Zum digitalen Korrekturlesen im PDF erfahren Sie mehr im Artikel »Korrekturlesen digital«.)

PDF-Korrektur-Vorlagen mit Acrobat-Kommentaren als Korrekturstellen

Diese Arbeitsweise bietet zwei klare Vorteile:
1. Sie können keine Korrekturstelle mehr übersehen, sofern Sie konsequent einen Kommentar nach dem anderen abarbeiten.
2. Die versendeten Dateigrößen bleiben klein.
3. Sie benötigen im Workflow kein Papier mehr.

In diesem Artikel beziehe ich mich auf Acrobat X. Die Befehle heißen in den verschiedenen Acrobat-Versionen leicht anders und sind (in niedrigeren Versionen) in einer etwas abweichenden, aber ähnlichen Menüstruktur zu finden.

Wie kann ich mich beim Korrektur-Ausführen sicher orientieren?

Analog zu gescannten Korrekturvorlagen als PDF, arbeite ich auch in solchen Fällen mit zwei Computern: Auf dem einen ist das PDF in Acrobat geöffnet, auf dem anderen der zu korrigierende Umbruch. Der PDF-Rechner steht dabei möglichst direkt neben oder – wie eine Papiervorlage – »unter« dem Korrekturrechner.

Mit der linken Maus hake ich die Korrekturen in Acrobat ab – ganz analog zur Arbeit mit einem Papierabzug –, mit der rechten Maus und der vorderen Tastatur pflege ich die Korrekturen in das Layoutprogramm ein.

Wie kann ich die Korrekturen im PDF abhaken?

Sofern Sie noch keine Erfahrung mit den Acrobat-Kommentarwerkzeugen und deren effektivem Gebrauch beim Korrekturlesen haben, machen Sie sich bitte kurz im Eintrag »Korrekturlesen digital« damit vertraut, bevor Sie weiterlesen.

1.
Wenn Sie das Korrektur-PDF in Acrobat vor sich haben, klicken Sie auf »Kommentar«. Sofort zeigt Acrobat alle auszuführenden Korrekturen als Liste an.

2.
Jetzt können Sie einfach einen Kommentar nach dem anderen anklicken (einfacher Klick reicht) und bearbeiten. Acrobat springt automatisch an die ausgewählte Korrekturstelle und markiert die Korrektur mit einer umlaufenden blau gestrichelten Linie (siehe nächste Abbildung).

Sollte die Korrekturstelle schwer aufzufinden sein, vergrößern Sie (Plus-Lupe in der Menüleiste klicken oder Apfel-+ bzw. Strg-+ als Shortcut) so lange, bis die Korrekturstelle gut sichtbar ist.

3.
Nach dem Ausführen einer Korrektur haken Sie den Korrektur-Kommentar mit der daneben stehenden Checkbox ab.

4.
Wollen Sie eine angegebene Korrektur nicht ausführen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kommentar-Eintrag und wählen »Status festlegen > Abgelehnt« (siehe Punkt 1 der Abbildung).

Sie können zusätzlich in einer »Antwort« dokumentieren, warum Sie die Korrektur nicht ausgeführt haben (siehe Punkt 2 der Abbildung).

5.
So bearbeiten Sie die Korrektur-Stellen nacheinander, bis keine mehr unbearbeitet ist. Vergessen Sie nicht, von Zeit zu Zeit das PDF zu speichern (Apfel-s bzw. Strg-s)!

 

Ich empfehle Ihnen, die abgehakten Korrekturstellen mittels Klick der rechten Maustaste und »Status festlegen > Akzeptiert« dauerhaft als erledigt zu markieren. Beim Wechsel des Computers oder der Acrobat-Version werden sonst die gesetzten Checkboxen eventuell nicht mehr aktiviert sein. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1.
Klicken Sie im Kommentarbereich auf das Fly-out-Menü »Kommentare filtern« und wählen »Aktiviert > Aktiviert«. Damit werden alle nicht angeklickten (also alle von Ihnen abgelehnten) Korrekturstellen in der Kommentarliste ausgeblendet.

2.
Wählen Sie jetzt alle verbliebenen Korrektur-Kommentare aus (Apfel-a bzw. Strg-a).

3.
Weisen Sie nun den Status »Akzeptiert« zu: Klick rechte Maustaste, »Status festlegen  > Akzeptiert«.

4.
Speichern Sie das PDF (Apfel-s bzw. Strg-s).

5.
Mit »Einblenden > Alle Kommentare einblenden« kommen Sie wieder zur ursprünglichen Ansicht mit allen Kommentaren zurück.

 

Damit erhalten Sie ein PDF mit fertig bearbeiteten Korrekturen, an denen auch Datum und Zeit des Akzeptierens oder Ablehnens (und eventuell sogar der Grund) nachvollziehbar dokumentiert sind.

 

Tipp: Sollte es für Sie wichtig sein, wann exakt eine Korrektur ausgeführt wurde, arbeiten Sie nicht über die Checkboxen an jedem Kommentar, sondern legen Sie nach Ausführung immer sofort den Status fest. Damit hinterlegt Acrobat nämlich automatisch Datum und Uhrzeit der Statusänderung.

Tipp: Sollten Sie die Korrektur nicht in einem Schwung abarbeiten, empfehle ich Ihnen, den Überprüfungsstatus am Ende jeder Unterbrechung wie als »Akzeptiert« festzulegen. Acrobat dokumentiert dann nämlich im PDF Datum und Zeit der Statusänderung.

 

Um effektiv Korrekturen nach einer gelieferten Korrektur-Vorlage auszuführen, gilt grundsätzlich:

• Führen Sie sorgfältig und konzentriert eine Korrekturstelle nach der anderen aus.
• Direkt nach Ausführung einer Korrekturstelle haken Sie diese in der Korrektur-Vorlage ab (Stift mit abweichender, gut sichtbarer Farbe verwenden).

Das Abhaken hilft Ihnen, die Orientierung zu behalten, ob Sie bereits alle Korrekturstellen auf der Seite bearbeitet haben oder nicht. Gleichzeitig dokumentieren Sie durch das Abhaken, dass Sie die Korrektur an dieser Stelle ausgeführt und nicht vergessen haben. So lassen sich im Nachhinein Fehler in der Korrektur-Ausführung gut nachvollziehen.

Bei zwei, drei Korrekturen auf einer Seite erscheint dies zunächst unnütz und aufwendig, ist aber auch hier trotzdem nützlich und empfehlenswert. Wer aber schon einmal Text- oder Verzeichnisseiten mit umfangreichen Korrekturen, Einfügungen, Umstellungen und Streichungen korrigieren musste (»mehr Rot auf der Seite als Schwarz«), weiß diese kleine Hilfe sofort zu schätzen!

Gescannte Korrektur-Vorlagen

Viele Verlage verschicken Ihre Korrektur-Vorlagen allerdings nicht mehr auf Papier, sondern scannen die kollationierten Korrektur-Vorlagen mit einem Einzugsscanner und versenden sie als PDF über das Internet.

Wie kann ich mich beim Korrektur-Ausführen sicher orientieren?

Ich arbeite in solchen Fällen grundsätzlich mit zwei Computern: Auf dem einen habe ich das PDF in Acrobat geöffnet, auf dem anderen den zu korrigierenden Umbruch. Der PDF-Rechner steht dabei möglichst direkt neben oder – wie eine Papiervorlage – »unter« dem Korrekturrechner.

Mit der linken Maus hake ich die Korrekturen in Acrobat ab – ganz analog zur Arbeit mit einem Papierabzug – (das erläutere ich Ihnen im nächsten Abschnitt), mit der rechten Maus und der vorderen Tastatur pflege ich die Korrekturen in das Layoutprogramm ein.

Wie kann ich im PDF Korrekturen abhaken?

Acrobat bietet sowohl in der kostenlosen Version Reader XI als auch in der Vollversion unter seinen Kommentarwerkzeugen ein Stempel-Werkzeug (in der Werkzeugleiste rechts unter der Menüleiste: Kommentar › Anmerkungen › Stempel hinzufügen):

Aktivieren Sie über den kleinen schwarzen Pfeil nach unten direkt im Stempelsymbol das Fly-out-Menü und wählen »Stempelpalette einblenden«:

Wählen Sie in der Stempelpalette den Eintrag »Hier unterschreiben« aus. Darin befinden sich ein grüner Haken und ein rotes Kreuz.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste (Ein-Tasten-Maus am Mac: Strg-Klick) auf den Haken und wählen Sie »Stempel den Favoriten hinzufügen« und verfahren mit dem roten Kreuz genauso und schließen die Stempelpalette:

Damit erscheinen beide Stempel jetzt leicht zugänglich im oberen Bereich, wenn Sie das Fly-out-Menü des Stempelwerkzeugs anwählen. Wenn Sie nun einen Stempel auswählen, können Sie eine beliebige Stelle im PDF einmalig mit einem Mausklick »abstempeln«.

Nutzen Sie den Haken für eine fertig ausgeführte Korrektur und das Kreuz für eine Korrektur, die Sie ganz bewusst nicht ausführen möchten. Da Stempel Kommentar-Werkzeuge sind, können Sie sogar jeweils noch eine Korrektur-Anmerkung zuordnen (z.B. eine kurze Info, warum Sie die Korrektur an dieser Stelle abgelehnt haben).

Um den Stempel als Hauptwerkzeug durchgängig auszuwählen (und ihn nicht nach jedem abstempeln immer wieder neu als Werkzeug auswählen zu müssen), klicken Sie mit der rechten Maustaste (Mac mit Ein-Tasten-Maus wieder: Strg-Klick) auf das Stempel-Werkzeug im Kommentarbereich der Werkzeugleiste und wählen dort »Werkzeugauswahl beibehalten«:

Nun können Sie beliebig oft hintereinander stempeln und mit den Pfeiltasten der Tastatur oder dem Mausrad durch die PDF-Seiten navigieren. Wenn Sie die Korrektur am Korrektur-Rechner ausgeführt haben, stempeln Sie die Korrektur-Stelle (idealerweise mit einer zweiten Maus für die linke Hand – trainiert gleichzeitig noch beide Gehirnhälften :o) – siehe Foto oben) am PDF-Rechner ab. Beim Speichern des PDFs werden die Haken und Kreuze ebenfalls abgespeichert. So können Sie Ihre digitale Korrekturausführung bequem archivieren oder auch zurücksenden, um die Ausführung zu belegen.

Eine Seite vorher/nachher sieht dann so aus:

PDF mit Kommentaren als Korrektur-Vorlage

Ein ähnliches Vorgehen können Sie auch mit »echten« (also nicht gescannten) PDFs realisieren. Das Vorgehen erläutere ich Ihnen bald in einem weiteren Post (»Korrekturen nach Vorlage ausführen, Teil 2«).

 

Ein Tipp zum Schluss: Bei sehr umfangreichen Korrekturen ist es meist einfacher, die Korrekturen von hinten nach vorne auszuführen (also von »rechts unten« nach »links oben«). Damit bieten die zu korrigierenden Passagen in der Layout-Software stets das gleiche Satzbild wie in der Korrektur-Vorlage, sodass Sie die Korrekturstellen optisch leichter auffinden.